Job Description

Hourly Rate: $24.00 – $30.00 per hour,  based on experience and qualifications.

Key Responsibilities

Accounting Support

• Collaborate with the Controller in efforts to maintain accounts receivable objectives;
• Maintain a billing system;
• Generate and send out invoices;
• Prepare bank deposits, process payment allocations whether its Cash, Direct Deposit, E-transfer, Interact or Credit card and post data entry in accounting software;
• Perform account reconciliations;
• Prepare period or cost statements or reports;
• Respond to customer inquiries, maintain good customer relations and solve problems;
• Maintain accounts receivable customer files and records;
• Follow the necessary process for all credit balances, refunds, adjustments, payment recovery of outstanding accounts, etc.;
• Perform complete management of accounts receivables and month-end closing;
• Maintain crushing and inventory summaries as well as reconcile to GL;
• Accurately handle the petty cash fund and ensure accurate manual invoice entry.
• Perform related clerical duties such as assisting the Accounts Payable Clerk as needed.

Records Management & Controls

• Maintain organized and auditable financial records through scanning, digital filing, and physical document management.
• Ensure confidentiality, accuracy, and compliance with internal controls and Company policies.

Office Administration & Operational Support

• Support the integrity of operational and administrative data by managing assigned systems, including the remote scale system, One Call Locates process, and the Fuel Key System (including fob creation and periodic reporting).
• Coordinate and manage snow removal call-ins and call-outs to support timely response and service continuity, as required.
• Oversee office supplies and inventory, including ordering, receiving, stocking, and control.
• Manage general office logistics and administrative functions, including courier services, printer room maintenance (paper and recycling), document shredding, and related clerical duties.
• Provide administrative and clerical support to other departments as required, including document preparation, data compilation, and routine office tasks.

Reception & Communication

• Serve as the primary receptionist, managing the main phone line by answering calls, screening, and directing inquiries to the appropriate internal party.
• Professionally greet and direct customers and visitors.
• Monitor and manage the general company email account, ensuring prompt and accurate distribution of communications to the proper department or staff member.

Qualifications

• Experience providing office and accounting support, including clerical and administrative duties
• Diploma or certificate in related field would be an asset
• Bilingual, excellent verbal and written communication skills in French and English
• Proficient in Microsoft Excel and Word; experience with accounting software
• Exceptional attention to detail and accuracy when managing high volumes of data
• Strong organizational and prioritization skills; adaptable to shifting priorities
• Trustworthy and discreet when handling confidential payroll and financial information
• Quick learner with the ability to understand industry-specific data
• Independent, reliable, and a strong team player with great interpersonal and multitasking skills

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Description du poste

Taux horaire : 24,00 $ à 30,00 $ l’heure, selon l’expérience et les qualifications.: $24.00 – $30.00 per hour,  based on experience and qualifications.

Responsabilités clés

Soutien comptable

• Collaborer avec le Contrôleur afin de soutenir l’atteinte des objectifs de comptes clients.
• Maintenir un système de facturation.
• Émettre et envoyer les factures.
• Préparer les dépôts bancaires, traiter l’allocation des paiements (espèces, dépôt direct, virement électronique, Interac ou carte de crédit) et saisir les données dans le logiciel comptable.
• Effectuer les réconciliationt de comptes.
• Préparer les états ou rapports périodiques et les rapports de coûts.
• Répondre aux demandes des clients, maintenir de bonnes relations et résoudre les problèmes.
• Tenir à jour les dossiers et fichiers clients des comptes à recevoir.
• Suivre les procédures nécessaires pour les soldes créditeurs, remboursements, ajustements, recouvrement des comptes en souffrance, etc.
• Assurer la gestion complète des comptes clients et des opérations de clôture de fin de mois.
• Maintenir les résumés de concassage, d’inventaire et de réconciliation
• Gérer avec précision le fonds de petite caisse et assurer la saisie exacte des factures manuelles.
• Effectuer les tâches administratives connexes, telles que l’assistance au commis aux comptes fournisseurs selon les besoins.

Gestion des dossiers et contrôles

• Maintenir des dossiers financiers organisés et vérifiables grâce à la numérisation, au classement électronique et à la gestion des documents physiques.
• Assurer la confidentialité, l’exactitude et le respect des contrôles internes ainsi que des politiques de l’entreprise.

Administration de bureau et soutien opérationnel

• Assurer l’intégrité des données opérationnelles et administratives en gérant les systèmes assignés, y compris le système de pesage à distance, le processus One Call Locates et le système Fuel Key (y compris la création de badges et la production de rapports périodiques).
• Coordonner et gérer les appels pour le déneigement afin d’assurer une intervention rapide et la continuité du service, selon les besoins.
• Superviser les fournitures et l’inventaire du bureau, y compris la commande, la réception, le stockage et le contrôle.
• Gérer la logistique générale du bureau et les fonctions administratives, y compris les services de messagerie, l’entretien de la salle d’impression (papier et recyclage), le broyage de documents et les tâches administratives connexes.
• Fournir un soutien administratif et de bureau aux autres départements selon les besoins, incluant la préparation de documents, la compilation de données et les tâches de bureau courantes.

Accueil et communication

• Assurer le rôle de réceptionniste principal en gérant la ligne téléphonique principale, en répondant aux appels, en filtrant les communications et en dirigeant les demandes vers les personnes internes appropriées.
• Accueillir et orienter les clients et visiteurs de manière professionnelle.
• Surveiller et gérer le compte courriel général de l’entreprise, en assurant une distribution rapide et précise des communications au bon département ou membre du personnel.

Qualifications

• Expérience en soutien administratif et comptable, incluant des tâches cléricales et administratives.
• Un diplôme ou un certificat dans un domaine connexe serait un atout.
• Bilingue, excellentes compétences en communication orale et écrite en français et en anglais.
• Maîtrise de Microsoft Excel et Word; expérience avec des logiciels comptables.
• Excellente attention aux détails et grande précision dans la gestion de volumes élevés de données.
• Solides compétences en organisation et en gestion des priorités; capacité d’adaptation face aux changements de priorités.
• Fiable et discret dans le traitement des informations confidentielles liées à la paie et aux finances.
• Apprentissage rapide avec la capacité de comprendre des données propres au secteur d’activité.
• Autonome, fiable et excellent joueur d’équipe, doté de grandes compétences interpersonnelles et en multitâche.